Vytvoření Obchodního případu a Kontaktu z e-mailu v Anabix CRM pomocí Integromatu

Chodí vám poptávky či zadání zakázek primárně do e-mailu? Pak vás zaujme další scénář spojení Anabix CRM a platformy Integromat. Scénář automaticky vytváří kontakty a obchodní případy v Anabixu přímo z došlých e-mailů. Není třeba e-mail nikam přeposílat, stačí přesunout do vybrané složky v e-mailovém klientu a o ostatní se postará Integromat.

 O službě Integromat a dvou dalších scénářích se dočtete v našem starším článku – Anabix CRM je součástí platformy Integromat . Vytváření obchodních případů přes Integromat je předpřipraveno pro Microsoft 365 - Outlook a Google – Gmail, zprovoznit to však lze i u dalších e-mailingových služeb podporujících protokol IMAP.

 Jak to funguje?

Přijatý nebo odeslaný e-mail přesunete do zvolené složky, např. NEW LEADS (jméno složky si zvolíte dle potřeby, měla by být na začátku prázdná)

Scénář Integromatu, který se spouští 1x za 15 minut (frekvence závisí na vybraném tarifu) provede následující operace:

• Podívá se do složky NEW LEADS a načte si postupně všechny e-maily, které zde najde.
• U každého emailu zjistí e-mailovou adresu odesílatele a zda už takový kontakt v Anabixu je, či nikoliv
• Pokud kontakt v Anabixu ještě neexistuje, vytvoří ho a zařadí do Seznamu (Seznam si zvolíte před provedením integrace)
• Pokud kontakt v Anabixu už existuje, není již znovu vytvořen

V dalším kroku je v Anabixu automaticky vytvořen obchodní případ s názvem a popisem. Název je převzat z předmětu e-mailu, popis obchodního případu je naplněn obsahem těla e-mailu.

Poslední akcí scénáře je “úklid”. E-mail, který je výše popsaným způsobem zpracován, se následně automaticky přesune do předpřipravené složky NEW LEADS - DONE (složka může mít libovolný název, který si zvolíte). V této složce se budou postupně archivovat e-maily, ze kterých vznikly obchodní případy v Anabixu.

 Jaké jsou předpoklady pro správné fungování této funkce? Co potřebujete?

• Účet u platformy Integromat v tarifu, který odpovídá intenzitě využívání. V začátku vám budete pravděpodobně stačí “Free”, který je zdarma. Pro aktivnější využívání je vhodné následně přejít na tarif Basic (9$ / měsíc).

• E-mailovou službu Office365, Google Suite (GMail) nebo jinou libovolnou e-mailovou službu, která podporuje e-mailový standard IMAP.
• Účet Anabix CRM v libovolném tarifu.

Tento scénář pro vás připravil náš externí spolupracovník a specialista na Integromat, Eduard Hlava. Potřebujete pomoci s nastavením scénáře? Pak on je pro vás správnou volbou. Kontaktujte jej na e-mail: eduard@hlava.net nebo přes webové stránky www.hlava.net.

Pokud máte další dotazy k Anabix CRM či Integromatu napište nám na anabix@anabix.cz.