Organizace času a plánování je cestou k vašemu úspěšnému podnikání

Máte problém se zvýšením efektivity své práce a osvojením time managementu? Dělá vám problém si zorganizovat čas a plánovat? Chcete být ve svém podnikání vždy o krok napřed a chaos dát jednou provždy stranou? V dnešní době je organizace času a plánování velmi důležitou součástí úspěchu. Naučte se plánovat, rozlišujte, co je naléhavé a důležité a váš byznys bude vzkvétat.

Zná to snad každý podnikatel – organizace času, plánování, time management – jen málokdo se ho naučil, málokdo ho umí využívat. Některým dělá problém dodržovat termíny nebo si marně vzpomínají, co mají během dne udělat. Také se občas stane, že zapomenou na důležitý meeting nebo se jim kryje s jinou schůzkou. Organizace a plánování času je určité umění, které se musíme naučit, abychom byli úspěšní. Jak na to, abychom měli naplánované všechny kroky a nemohlo nás nic zaskočit?

Lepší organizace času a plánování

Pokud chcete být úspěšní, měli byste si svůj čas lépe naplánovat. Nejenom v práci, ale i ve volném čase. Tedy přesně vědět, co máte za úkoly zítra, za týden, za měsíc či za rok. V jakém stavu je zakázka pro zákazníka, co pro něj přesně a kdy máte udělat. Jaké meetingy vás čekají, ale i například, kdy máte hodinu tenisu s trenérem nebo vyzvednout děti z kroužku.

Ideální je vytvořit si komunikační mapu, kde budete mít vše jasně zapsáno. Utříbíte si tak vaše myšlenky a směr. Nezapomeňte také na odpočinek nebo jídlo. Když se občas projdete po místnosti nebo se půjdete ven nadýchat čerstvého vzduchu, hned získáte dostatek energie pro další práci.

Zaměřte se na jednu činnost

Spousta lidí se dokáže na jednu činnost soustředit jen 45 minut. Když potřebujete udělat jakoukoliv práci, dokončit projekt pro klienta nebo odepsat na všechny e-maily, vytvořte si takové prostředí, aby vás nikdo nevyrušoval. Pokud vás někdo odvede od práce, už se nedokážete soustředit a budete skákat od jedné věci k jiné. Důležité je dokončit první věc, abyste mohli pokračovat s dalšími úkoly. Nevýhodu mají ti, kteří sdílí kancelář s ostatními nebo sedí v tzv. open space. Snažte se koncentrovat a vytvořit si kolem sebe okruh vnitřní samoty.

Určete si priority

Každý se s tím alespoň jednou v životě setkal – prokrastinace. Víme, že musíme, ale pořád něco odkládáme. Do těžších úkolů se nám nechce. Tak děláme raději ty lehčí a větu „udělám to zítra“ používáme téměř každý den. Pokud si ale vše pečlivě naplánujete, nemůže se stát, že byste prokrastinovali. To, do čeho se vám vůbec nechce, udělejte jako první. Další činnosti si rozložte podle typu úkolu, abyste vše zvládli bez stresu a včas. Někomu se lépe pracuje ráno, jinému zase spíše večer, je to na vás. Určete si priority a odložte vše nepodstatné.

Důležitá je srozumitelnost a přesná zadání

Naplánujte si úkoly přehledně, jasně a srozumitelně. Když se k nim vrátíte za pár dní, už si nemusíte pamatovat, co jste tím vlastně mysleli. Neobtěžujte zbytečně kolegy a už vůbec ne vaše zákazníky tím, že se jich budete ptát znovu na to stejné. Pokud úkol delegujete na kolegu nebo podřízeného, vše mu sdělte jasně a ujistěte se, že vám rozumí. Měl by od vás přesně vědět, co má dělat a kdy má určený termín. Jen tak zadaný úkol můžete pustit z hlavy a pokračovat v další práci.

CRM systém jako nejlepší pomocník

Lepení papírků na počítač či dohledávání v e-mailech už dávno vyšlo z módy. K organizaci a plánování vaší práce využijete diáře, kalendáře nebo seznamy úkolů. Někomu pro lepší organizaci času můžou posloužit také různé mapy, schémata nebo obrázky. Je to jen na vás, co si vyberete. Nejlepší je mít dobrý CRM systém, který vám pomůže s lepší organizací a pánováním. Bude hlídat vaše úkoly, termíny, meetingy, ušetří vám spoustu času a ulehčí tak život.

Nezapomínejte na úkoly

Plnění úkolů včas vám pomůže s úspěchem ve vašem podnikání. Mějte denní přehled úkolů v e-mailu i přímo v CRM systému, ať už jde o úkoly vaše vlastní či delegované. Využívejte přehled úkolů včetně období i míry priority úkolu na jednom místě. Systém vás vždy včas upozorní a vy nebudete na důležité zapomínat.

Google kalendář vždy po ruce

Google kalendář je výborným pomocníkem, který si bude pamatovat vaše plánované schůzky a události. Pokud je propojený s CRM systémem, máte na jednom místě pracovní, osobní i rodinné úkoly. Ideální je dostupnost prokliku na kartu kontaktu v CRM z mobilu i počítače.

Automatizace jako vítězství

S hlídáním termínů i pravidelné komunikace s klienty vám CRM systém rovněž pomůže. Vytvoříte si v něm šablony úkolů, které se vám následně automaticky vytvoří podle nastavených procesů. Na termíny si založíte datumová vlastní pole, na jednotlivé fáze zakázek zase pole výběrová. Vše si v CRM nakombinujete formou tzv. triggerů, které vám ušetří spoustu času.

Přečtěte si také články - Růst podniku je píle, konzistence a dílčí vzdělávací cíle a Cíle marketingové komunikace: Proč jsou důležité a jak je nastavit?