Co je to virtuální asistence a jak efektivně delegovat

Již jste pojem virtuální asistence zaslechli, ale stále vám není úplně jasné, o co přesně jde a jak taková služba funguje? Nebo už tuto službu znáte, ale nevíte, jestli by mohla být vhodná právě pro vás?

Virtuální neboli online asistentka je podnikatelka, která poskytuje podnikatelům a firmám administrativní či jiné služby, zpravidla na dálku. Nejedná se o zaměstnance, ale o rovnocenného partnera, a je tedy potřeba, aby byla spolupráce založena na vzájemné důvěře a otevřenosti.

Každá asistentka má jinou oblast specializace a ve svém oboru má často mnohaletou praxi. Může za podnikatele řešit administrativu, komunikovat se zákazníky, spravovat sociální sítě nebo webové stránky a mnoho dalšího. Podnikatelé tedy mohou na asistentku delegovat činnosti, které sami nestíhají nebo je nebaví.

Mezi největší výhody takové spolupráce patří větší efektivita v podnikání a úspora času i financí.

Za nevýhodu by se dalo považovat (především pokud patříte k těm, kteří upřednostňují osobní kontakt), že spolupráce s většinou virtuálních asistentek probíhá výhradně na dálku. Některé asistentky mají v nabídce i občasné dojíždění za klientem, nicméně to není pravidlem.

A jaké jsou tedy hlavní rozdíly mezi klasickou a virtuální asistentkou?

• Virtuální asistentka je podnikatelka, ne zaměstnanec.
• Má vlastní technické vybavení, software i kancelář.
• Sama se stará o fakturaci a smlouvy.
• Má neplacené jakékoliv volno a případnou nemoc.
• Fakturuje pouze skutečně odpracovaný čas. Její hodinová sazba nezahrnuje pauzy a podobně.
• Není v roli zaměstnance, ale rovnocenného partnera.
• Spolupráce probíhá ve většině případů na dálku.
• Objem spolupráce si stanovuje klient a v případě potřeby může služby virtuální asistentky využívat i pouze nárazově nebo na pár hodin měsíčně.

Jak efektivně delegovat?

Pokud se rozhodnete pro spolupráci s virtuální asistentkou, je dobré si ujasnit, kterou činnost byste rádi delegovali jako první. Většinou se jedná o činnost, která vám bere nejvíce času a energie. Paradoxně právě tohle činí většině podnikatelů největší problémy, a proto delegování neustále odkládají.

Pokud víte, že chcete delegovat, ale nedaří se vám přijít na to, co konkrétně, virtuální asistentka vám může pomoci během úvodní konzultace situaci rozklíčovat.

Jakmile si ujasníte úkony, se kterými potřebujete pomoci, je to už poměrně jednoduché. Začíná proces nastavování spolupráce, během kterého asistentce postupně předáte požadovanou agendu.

Je dobré, aby se podnikatel při výběru asistentky zaměřil i na to, zda mu sedí lidsky. V opačném případě spolupráce málokdy funguje.

Tip: Pokud se bojíte sdílet s virtuální asistentkou své know-how či jiné citlivé informace, není problém podepsat dohodu o mlčenlivosti a spolupráci si tak právně ošetřit.

A jaké jsou největší mýty o delegování?

Téma delegování se mezi podnikateli probírá poměrně často, nicméně je s ním spojeno i mnoho mýtů a předsudků. Které jsou nejrozšířenější?

• Delegování je možné pouze v případě, že budu mít virtuální asistentku na plný úvazek.
• Delegování je jenom pro velké firmy.
• Delegování je drahé a náročné na organizaci.
• Delegování znamená ztratit kontrolu nad svým podnikáním.

Jak je to ve skutečnosti?

Virtuální asistentka je ideálním řešením i pro menší nebo začínající podnikatele a firmy, jelikož objem práce si stanovuje sám klient. Není problém služeb virtuální asistentky využívat nárazově nebo na pár hodin měsíčně. Jedná se tedy o vhodné řešení pro někoho, kdo není natolik vytížený, aby využil asistentku na plný úvazek.

Proces nastavování spolupráce může být časově náročnější, jelikož je potřeba asistentku zasvětit do chodu vlastního podnikání. Nicméně v následujících týdnech a měsících se vám takto investovaný čas mnohonásobně vrátí.

Virtuální asistentka je profesionál a funguje jako důvěryhodný partner, se kterým jste v pravidelném kontaktu, a máte tak přehled o všem, co se ve vašem podnikání děje.

Zajímalo by vás o službách virtuální asistentky něco dalšího? Nebo vám článek pomohl v rozhodování a rádi byste se domluvili na spolupráci? Jsem tu pro vás.