Jak fungují v Anabixu opakované úkoly?

Během rozhovorů a konzultací se mě často ptáte na způsob, jak fungují v Anabixu opakované úkoly. Úkolům jsem se již věnoval v článku Plníte svoje sliby? a ve webináři Úkoly a vlastní pole, od té doby jsme však trochu poupravili způsob evidence opakovaných úkolů. Pojďme se tedy podívat, kde je vytvoříte a následně najdete.

Opakovaný úkol můžete stejně jako úkol klasický vytvořit přímo na kartě kontaktu. Stačí, když si při zadávání úkolu dáte volbu „více možností“ a zaškrtnete pole „opakovaný úkol“. Vyplněný termín určuje, kdy má dojít k prvnímu vytvoření úkolu. Pole „Frekvence“ říká, zda se má úkol vystavovat dle počtu dnů, týdnů, měsíců nebo roků. Pole „Interval“ upřesňuje jak často se má ve zvolené frekvenci úkol vytvářet. V poli „Opakovat do“ zvolíte datum, po kterém se již úkol vytvářet nemá.

V uvedeném příkladu dojde k vytvoření prvního úkolu 11.11.2015 a následné úkoly se budou objevovat každý třetí měsíc vždy k 11. dni, tedy 11.2.2016, 11.5.2016, 11.8.2016 a 11.11.2016. Další úkol se již nevystaví kvůli stanovenému termínu v poli „Opakovat do“.

Je třeba si uvědomit, že je rozdíl mezi již vystaveným úkolem na základě nastavení opakování a vzorem opakovaného úkolu, ze kterého se budou vytvářet úkoly následující. Již vystavený úkol najdete na kartě kontaktu nebo v přehledu kontaktů. Vzory vidíte ve složce „Opakované úkoly“, kde je můžete také editovat a úplně smazat.

Existuje možnost se k úpravám vzorů dostat i přímo na kartě kontaktu od již vytvořeného úkolu přes symbol „Editace opakování“. Změnu opakování zde uděláte opravou údajů, zrušení dalšího vystavení úkolu přes tlačítko „smazat“. Smazáním vzoru opakovaného úkolu si ale samozřejmě nesmažete již vytvořené úkoly, ty vám zůstanou na kartě kontaktu i v přehledu úkolů.

V případě, že chcete podobný úkol vytvářet pravidelně a přidávat jej k vašim klientům, můžete si vytvořit šablonu opakovaného úkolu. Vyplnit předem si lze zadání úkolu, řešitele, dobu, kdy se má úkol objevit i případná vlastní pole. Z takto připravených šablon si následně vybíráte úkoly ručně nebo využijete automatizaci (trigger). Šablony následně najdete na přehledu „Šablony úkolů“, kde je můžete editovat i mazat.

Nejčastější použití je připomínání fakturace nebo již zmiňovaná kontrola spokojenosti. Věřím, že vám dnešní opakování pomůže při rychlejším zadávání úkolů.