Jak odstranit duplicitu kontaktů a firem v Anabixu

Pracuje s vaší databází více uživatelů? Děláte pravidelný import nových kontaktů nebo máte na Anabix napojeny další programy? Pokud ano, může se vám občas stát, že si omylem vytvoříte duplicitní kontakt nebo firmu, což může zkomplikovat vaši práci. Nezoufejte, sepsal jsem pro vás možnosti, jak duplicity najít a sloučit je do jediného tvaru.

Mít v účtu duplicity – tj. zdvojené kontakty nebo firmy – přináší řadu nevýhod. Nevědomky třeba můžete zapisovat aktivity a úkoly na různé karty stejného klienta. Následně může vzniknout situace, že důležité informace – třeba kopie příchozí a odchozí pošty, statistiky ze SmartEmailingu či faktury z napojených fakturačních systémů – budete mít na první kartě, zatímco v komunikaci s klientem používáte kartu druhou. Navíc se vám všechny duplikované karty počítají do tarifu a zbytečně tak zabírají místo kartám vašich zákazníků či obchodních partnerů.

Řešením je pravidelná kontrola stavu vašeho účtu a slučování duplicit. Je to jako se vším – co se udržuje, to dobře slouží. Co se nechá „zarůst plevelem“, stává se měně výkonný. Jak tedy zjistit, že máte v Anabixu duplicity a jak je sjednotit?

Duplikované výsledky ve vyhledávacím poli

Nejčastějším způsobem, jak zjistíte, že máte v účtu duplicity, je, že se vám při zadání jména, e-mailu, telefonu či firmy do hlavního vyhledávacího pole v Anabixu objeví více identických výsledků. V tomto případě stačí pouze označit dané položky a kliknout na tlačítko „Sloučit“. Následně se vám objeví tabulka, kde si zvolíte, která informace je pro daný řádek aktuálnější, a kliknete „Sloučit“.

Při slučování kontaktů se vám na výslednou kartu přenesou i veškeré aktivity, úkoly, přílohy a obchodní případy, které jste měli vytvořené na některé z duplicitních karet. Nemusíte se tedy bát, že sloučením o tyto informace přijdete.

Jak najít a sloučit duplicity v Anabixu

Pro cílené hledání duplicit je v Anabixu určena speciální funkce „Najít a sloučit duplikáty“. Díky ní získáte přehled o všech aktuálních duplicitách ve vašem účtu v rámci kontaktů nebo firem. Funkci uvidíte na přehledu Kontaktů a na přehledu Firem, v dolní části. U kontaktů se jako duplicitní hodnota bere e-mail a shodně zadané telefonní číslo. Pro jméno a příjmení se předpokládá, že může existovat více kontaktů se stejnými údaji. U firem se hlídají parametry IČ, DIČ, název firmy, e-mail a telefon.

 Nalezené duplicity se vám nabízí jedna po druhé. V případě, že je více podobných duplicit, vidíte je vedle sebe. Text „Nalezeno XX duplicitních hodnot“ značí skutečný počet duplicitních údajů, což nemusí být shodné s počtem duplicitních kontaktů/firem. Když máte u nalezené duplicity stejný e-mail i telefon, bere se to jako dvě duplicitní hodnoty.

U každého případu se vám vždy objeví dvě volby – „Sloučit“ a „Ignorovat“. První volbu vyberete, když chcete kontakty/firmy opravdu sloučit. Druhou volbu zvolte, když máte duplicitní údaj uvedený záměrně. Například více různých kontaktů se stejným e-mailem či telefonem. Může nastat také případ, kdy chcete sloučit jen dvě z nabízených variant, ale třetí již nikoliv. K tomu stačí zrušit volbu políčka „Zahrnout“ u nabízeného sloupce, který nechcete, aby se sloučil.

Ignorované duplicity si můžete zpětně zobrazit přes volbu „Zobrazit ignorované duplicity“. Takto označené duplicity se vám také nenabízí znovu při opětovném použití funkce „Najít a sloučit duplikáty“.

Pozor na automatické kampaně v SmartEmailingu

Na konec dnešního článku mám důležité upozornění pro uživatele SmartEmailingu. Slučování duplicit kontaktů způsobuje obnovení informací o daném kontaktu. Pokud máte nastaveny automatické kampaně vázané na přidání kontaktu do seznamu, před slučováním vždy spojení daného seznamu v Anabixu vypněte. Vyhnete se tak opakovanému odeslání připraveného e-mailu. Po sloučení kontaktu můžete spojení opět obnovit. V případě, že posíláte pouze jednorázové hromadné emaily či máte automatické kampaně nastavené na nepropojené seznamy, dočasné odpojení provádět nemusíte.

Máte dotazy k hledání či řešení duplicit? Napište mi na stepan.musil@anabix.cz.