Zbavte se komunikačních šumů propojením e-mailů do Anabixu

Komunikace se zákazníky prostřednictvím e-mailu je dnes běžnou a prakticky nezbytnou záležitostí. V případě, že chcete dohledat, na čem jste se s klientem domluvili a v jaké lhůtě, není nic snazšího než prohledat došlou poštu. Problém nastává v případě, že s jedním klientem jedná e-mailem více osob, které nemají přehled o tom, co psal ten druhý. Kombinace komunikačních šumů a různých náhod pak vede k situacím, že firma vypadá trochu nesvéprávně. Lidově se tomu říká: „když pravá ruka neví, co dělá levá“.

Napojením svých e-mailových schránek na Anabix získáte o veškeré komunikaci se zákazníky perfektní přehled.  Všechny e-maily pak najdete roztříděné v kartách jednotlivých kontaktů v Anabixu. Anabix automaticky vytváří kopie příchozí a odchozí e-mailové pošty a přiřazuje je na jednotlivé karty podle vyplněných e-mailových adres.

Pokud vás komunikuje s klienty více, ušetříte si nervy i čas dotazováním ostatních, co kdo komu kdy psal. Kolegové mohou být na dovolené nebo se doma zotavovat z nemoci a přesto máte přehled o kompletní e-mailové korespondenci.

Do Anabixu se e-maily pouze kopírují. Jejich originály zůstávají v poštovních schránkách a na serveru. Anabix nenahrazuje poštovního klienta, který má za úkol e-maily posílat a přijímat.

Obrázek 1: Karta klienta v Anabixu i se všemi e-maily, které jste mu kdy posílali

K napojení je třeba pouze zjistit IMAP adresu serveru. Tu vám na požádání sdělí kontaktní osoba firmy, u které máte zřízenou e-mailovou schránku. Často bývá adresa uvedena i v úvodním e-mailu, který jste dostali po zřízení schránky či na webu dané firmy. Propojení e-mailového účtu provedete, když v menu kliknete na položky „Nástroje“, „Služby“ a vyberete „E-mailové účty“. Celý proces, který je velmi intuitivní, jsme shrnuli, do stručného návodu.

Zpátky do historie

Anabix si z vaší e-mailové schránky zpětně doplní i historii e-mailů, které jste si s vašimi kontakty vyměnili. Tato možnost je dostupná při prvním spojení vaší e-mailové schránky s Anabixem a poté pokaždé, když přidáte nový kontakt do Anabixu s vyplněnou e-mailovou adresou. Termín, od kterého se mají starší e-maily načítat, si zvolíte v nastavení. Jednorázové nahrání historie zabere cca 24 hodin. Další kopie příchozí a odeslané pošty se do  Anabixu načítá průběžně několikrát za den.

V nastavení uvidíte i volbu „Vytvářet nové kontakty“. Pokud ji zaškrtnete, vytvoří se vám nové karty kontaktů ze všech načtených emailů. Pokud používáte schránku i pro soukromé účely nebo dostáváte hromady nevyžádané pošty, je lepší nechat kolonku prázdnou. Ostatně jak zmiňujeme výše, po zadání nového kontaktu se vám historie e-mailů, které jste si s příjemcem vyměnili, stejně doplní.

Obrázek 2: Nastavení propojení e-mailu do Anabixu

Napojte si své e-mailové schránky a mějte přehled o vaší e-mailové komunikaci přímo v Anabixu. Počty napojených e-mailových schránek se řídí vámi zvoleným tarifem.