Hlídejte si pravidelnou komunikaci se svými klienty a partnery

Stává se vám, že zapomínáte komunikovat s klienty, co vám zatím řekli NE na vaši nabídku? Nebo vám díky špatné komunikaci unikne rozjednaná zakázka? Pokud ano, nemusí tomu tak být. Oba případy vyřešíte v Anabixu přes automatizaci.

Pro hlídání komunikačního procesu v Anabixu doporučuji mít připravenu komunikační mapu a v systému nastaven sled triggerů, které sami vytváří obchodní případy a úkoly ze šablon. Vzorové příklady, jak na to najdete v loňských webinářích Webinář "Praktická ukázka nastavení obchodního procesu v CRM systému ANABIX" a Komunikace a jak ji správně používat v obchodním procesu (záznam webináře).

V tomto článku vám chci představit další efektivní metodu, jak si hlídat neaktivitu s vašimi klienty či obchodními partnery. Na kartách kontaktů si zapisujte aktivity typu telefonát, schůzka, poznámka či si také nechte načítat příchozí a odchozí emailové zprávy z napojené schránky. V případě, že si s vaším klientem nikdo z vašeho týmu nezavolá ani nenapíše, logicky není vytvořená žádná aktivita k danému kontaktu a systém vás na tento fakt může upozornit třeba úkolem „Pozor je třeba se znovu ozvat klientovi“.

Jak to v praxi funguje?

• Vytvoříte si v Anabixu šablonu úkolu s textem vyzývajícím řešitele k opětovnému zavolání klientovi
• Nastavíte si trigger, kdy spouštěcí událostí bude „Žádná aktivita nad kontaktem po dlouhou dobu“ a následná akce „Vytvoření úkolu ze šablony“. V nastavení si k tomu zadáte, po jaké době neaktivity se má úkol vytvořit, v jakých seznamech mají být hlídané kontakty a zda chcete podmínku vztahovat na všechny aktivity nebo jen vybrané.

Popsaný postup je nejčastější variantou. Následnou akcí triggeru ale může být nejen vystavení úkolu, ale i odebrání kontaktu ze sledovaného seznamu, přeřazení kontaktu do dalšího seznamu, vytvoření aktivity „Poznámka“ nebo jen zaslání upozorňovacího emailu bez vytvořeného úkolu.

Hlídat neaktivitu můžete v Anabixu také nad všemi otevřenými obchodními případy nebo jen obchodním případem vytvořeným z určité šablony. Podmínkou je, že si zapsané aktivity řadíte pod jednotlivé obchodní případy, tedy si aktivity zapisujete přímo na kartě daného obchodního případu nebo na kartě kontaktu dáte při zapisování aktivity volbu Více možností a následně vyberete relevantní obchodní případ.

Krok 2 v nastavení tohoto triggeru bude:

Nastavíte si trigger, kdy spouštěcí událostí bude „Žádná aktivita nad otevřeným obchodním případem po dlouhou dobu“ a následná akce „Vytvoření úkolu ze šablony“. V nastavení si vyberete, zda se má neaktivita hlídat u všech otevřených OP nebo jen u určitého typu OP vytvořeného z šablony a určíte po jaké době neaktivity se má úkol vytvořit.

Jak nastavení vypadá v našem účtu?

U nás v Anabixu využíváme funkci hlídání neaktivity pro zájemce, kteří se během testovacího období nerozhodli pro objednávku Anabixu, ale výhledově se chtějí k prohlídce systému vrátit. Vytvořen na to máme seznam Zájemci o Ax z testovacích verzí.

V případě, že si tito potenciální klienti nezaregistrují nový testovací účet, nezavolají ani nepošlou email, vyskočí nám díky nastavení po 120 dnech úkol Připomínka. Na základě něj voláme nebo posíláme email a podle reakce či ne reakce klienta jej buď ponecháme v seznamu pro oslovení za dalších 120 dní nebo jej ze sledování vyřadíme.

Kromě toho máme nastaven ještě jeden návazný trigger se spouštěcí akcí "Byl vytvořen nový úkol" a následnou akcí "Vytvořit aktivitu typu poznámka". Možná si teď říkáte proč?

U triggerů hlídání neaktivity je třeba si uvědomit, že se spouští každý den a vždy znovu vyhodnocují pravidlo počtu dnů absence komunikace. Následná akce tedy probíhá do té doby, než je přerušena podmínka spouštěcí akce, tedy vytvoření aktivity typu poznámka, schůzka, email a u sledování neaktivity obchodních případů i přiřazení této aktivity k danému OP. Například se tedy každý den vytvoří úkol, pokud stále není u kontaktu či obchodního případu aktivita zapsaná.

Jelikož se stává, že nestihneme zavolat nebo napsat zájemci o Anabix ještě v den vytvoření úkolu, třeba z důvodu víkendu, svátku či dovolené a nechceme mít u klientů velké množství stejných úkolů, řešíme to automatickým vytvořením poznámky Úkol byl již vytvořen, která nám splní podmínku zápisu aktivity a tím zamezí dalšímu vytvoření úkolu následující den.

Nastavte si hlídání neaktivity, tak jako máme my v Anabixu a sami se přesvědčíte, jak se dají elegantně řešit, a hlavně snížit počty nedotažených obchodních případů. Díky tomu významně zvýšíte počet zakázek od zájemců, kteří na začátku řekli NE nebo ROZMYSLÍM SI TO.

Potřebujete celkově pomoci s nastavením automatizace v Anabixu? Napište mi na stepan.musil@anabix.cz a domluvte si se mnou online konzultaci.