Vyhněte se duplicitám kontaktů

Potenciální klienti, zákazníci, dodavatelé, obchodní partneři, zaměstnanci. Jak ale zajistit, že nebudete mít ve svém účtu duplicitně vytvořené kontakty? S Anabixem je to jednoduché.

Při ručním zadávání nového kontaktu podle emailové adresy dostanete upozornění, zda kontakt se stejnou adresou již existuje (to platí i v případě, že používáte uživatelské role s omezeným přístupem). Totéž se vám pohlídá také u zadání IČ firmy nebo při hromadném importu kontaktů či firem.

Nový kontakt jednoduše přidáte přes tlačítko „+“ v levném menu. Zde vyplníte veškeré informace, které o kontaktu víte. V případě, že je kontakt nový a v Anabixu jej založený ještě nemáte, objeví se pod řádkem upozornění „Tento kontakt se ještě v databázi nevyskytuje.“ Poté můžete pokračovat s vyplňováním.

Pokud zadáte email, který již v Anabixu máte, dostanete upozornění „Kontakt se stejným emailem již existuje (jméno kontaktu; Vlastník: uživatel)“. Pokud máte v takovémto případě jako uživatel povolený přístup, bude upozornění ještě obsahovat odkaz na příslušný kontakt, ze kterého se dozvíte, který uživatel účtu je vlastníkem kontaktu. Máte-li přístup ke kontaktu zadán skrz nastavení uživatelských práv, uvidíte pouze text bez možnosti prokliknutí.

Důležitá informace, kterou rozhodně nepřehlédněte: Anabix umožňuje vytváření více karet kontaktu se stejným emailem, protože mohou nastat situace, kdy používá více osob stejnou emailovou adresu. Raději ale doporučujeme se zakládání duplicitních kontaktů vyhnout.

U firemních kontaktů to funguje na stejném principu s tím rozdílem, že zadáváte IČ firmy. V okamžiku, kdy budete mít vyplněny základní informace o kontaktu, klikněte za řádkem Firma opět na zelené „+“ a jako první zadejte IČ firmy. V případě, že firmu zatím v Anabixu nemáte, doplní se vám automaticky základní informace o firmě z databáze Prospector (více o Prospectoru najdete v nápovědě Jak získávat firemní data ze služby Prospector. Na rozdíl od kontaktu však duplicitní firmu se stejným IČ Anabix vytvořit nedovolí.

Ruční zadávání kontaktů ale není jediný způsob, jak si pohlídat vytváření duplicit kontaktů. Při hromadném importu kontaktů máte na výběr volby „Aktualizovat existující kontakty“ a „Přeskočit již existující kontakty“, které nepovolí založení nového kontaktu, pokud již kontaktní kartu v Anabixu s uvedeným emailem máte.

Používáte-li speciálně naprogramované webové formuláře se spojením na Anabix nebo máte-li propojeny jiné firemní systémy, rovněž je dobré si nastavit hlídání duplicity. Potřebné informace najdou vaši IT pracovníci v naší API dokumentaci.

Zda ve vašem účtu existují již nějaké duplicitní kontakty si můžete také snadno zkontrolovat přes funkci „Najít a sloučit duplikáty“. O této funkci a možnostech slučování kontaktů se dočtete v článku Jak odstranit duplicitu kontaktů a firem v Anabixu.