Jak nastavit události a triggery v sekci Obchodní případy pomocí vlastních polí

Tento článek je první ze série doporučení, které se týkají Vlastních polí a Triggerů u sledování zakázek v sekci Obchodní případy. Pomůže vám s nastavením efektivních procesů – konkrétně jak zjednodušovat a automatizovat řízení zakázek pomocí nastavení Triggerů a Vlastních polí typu datum. Triggery, neboli automatické události, které vám ušetří spoustu práce a času s hledáním informací o vašich zakázkách.

Ať už podnikáte v jakémkoliv oboru, vždy potřebujete mít přehled o termínech vašich zakázek. V sekci Obchodní případy proto najdete pole Termín, které ukazuje předpokládané datum dokončení zakázky. Další pole Datum dokončení značí den uzavření obchodního případu, ať už v případě vyhrané nebo prohrané zakázky.

Pro jakékoli další potřebné termíny si můžete založit Vlastní pole. U obchodních případů lze sledovat například:

• Datum navázání spolupráce
• Odeslání nabídky
• Konec fixace
• Platnost nabídky
• Datum podpisu smlouvy
• Termín dodání
• A noho dalších

Vlastní pole si můžete založit vpravo nahoře kliknutím na ozubené kolečko Nastavení. Po rozkliknutí se objeví nabídka, kde vyberete Vlastní pole. Těchto polí si můžete založit neomezené množství a následně je filtrovat a řadit na přehledu obchodních případů.

A nyní se dostáváme k té nejzajímavější funkci. Systém Anabix umí termíny sám hlídat, dokáže zadat úkol vám nebo jinému uživateli systému v předem určený den. Aby se tak stalo, stačí nastavit Šablonu úkolu. Tu vytvoříte opět v Nastavení, kliknutím na Šablony a následně na Šablony úkolů. Do formuláře poté zadáte pokyn (např. zavolej klientovi, urči řešitele úkolu, nastav automatický výběr řešitele podle vlastníka kontaktu). Zadat můžete také kategorii úkolu, prioritu nebo propsání do napojeného Google kalendáře podle e-mailové adresy.

Samotnou automatizaci následně nastavíte přes funkci Trigger, kterou najdete v nastavení. Zvolte spouštěcí událost Podle data ve vlastním poli a následně akci Vytvořit úkol ze šablony. Vyberete si konkrétní pole s datem, které chcete sledovat a zvolíte počet dní do termínu. Například můžete vytvořit úkol 7 dní před událostí, kterou jste si nastavili ve Vlastním poli (př. datum podpisu smlouvy). Nemusíte tedy složitě filtrovat, zda se náhodou nějaký termín neblíží.

Pomocí automatizace můžete navíc přičítat a odčítat dny v rámci dvou událostí. Dejme tomu, že se zákazníkem uzavíráte smlouvu na rok a na základě data podpisu smlouvy potřebujete přičíst 368 dní.  Výsledné datum chcete mít poznačeno v poli Konec domluveného období. Zadáte tedy spouštěcí akci Obchodní případ byl změněn, kde zaškrtnete, zda chcete data přičítat u všech obchodních případů nebo jen u jednoho. Dále vyberete pole s datem podpisu a do hodnoty vlastního pole napíšete hodnotu !empty.

V následné akci Vypočítat datum ve vlastním poli už jen zaškrtnete zdrojovou a cílovou událost a napíšete počet dní kolik dní, které chcete přičíst. Pokud chcete odčítat, uveďte záporné číslo.

Uvedené příklady nejsou jedinými událostmi, které můžete nastavit. Na spouštěcí události Podle data ve vlastním poli nebo Obchodní případ byl změněn můžete nastavit další akce jako jsou například:

• Přidat kontakt do určitého seznamu
• Odebrat kontaktu ze seznamu
• Zapsat předem definované aktivity typu poznámka
• Zkopírovat stejné datum do jiného vlastního pole

Zajímají vás, jaké jsou další využití automatizace v sekci Obchodních případy? Pak se můžete těšit na další článek z této série, který se bude věnovat Vlastním výběrovým polím. Ty využijete například pro sledování mezistavů vašich obchodních případů.

Rádi byste automatizaci v CRM systému Anabix vytěžili na maximum, ale nevíte jak? Napište si o individuální konzultaci na e-mail: stepan.musil@anabix.cz