Reálný příklad nastavení uživatelské role v CRM systému Anabix

Jedna z hlavních výhod online CRM systému je přehlednost veškeré komunikace s klientem a to napříč firmou. Snadno se tak řeší zastupitelnost při nemoci, dovolených a nestává se, že někdo s klientem mluvil před hodinou a někdo jiný mu volá nyní, aniž by o předchozím telefonátu věděl.

Chápu však, že jsou situace a vnitřní předpisy, které požadují omezení viditelnosti některých informací a funkcí systému. V těchto případech jsou užitečné uživatelské role. Nastavení rolí má určitá pravidla, která vysvětlím v tomto článku na reálném příkladu, jak se často nastavují práva pro obchodní tým.

Vycházím zde z předpokladu, že každý obchodník má kontakty, kterých je vlastníkem (stará se o ně) a zároveň existují členové týmu (např. účetní, vedoucí týmu, asistentka, pracovník podpory), kteří také za jistých okolností s klienty hovoří, píšou si s nimi přes email. Obchodník tedy potřebuje mít přehled nejen o svých aktivitách a úkolech, ale zároveň i tom, kdo a o čem s jeho klientem komunikoval. Současně je dle nařízení firmy nežádoucí, aby si obchodníci mezi sebou viděli na své kontakty, zapsané aktivity, úkoly atd.

První krokem je vytvoření nové uživatelské role. Uděláme přes Nástroje – Uživatelé – Uživatelské role – Přidat roli

V druhém kroku napíšeme název role, kterou následně přiřadíme ke všem obchodníkům, které máme v týmu. Zde použijeme „Obchodník“.

Upozornění: Není potřeba vytvářet pro každého obchodníka svoji vlastní roli, pokud jsou u všech stejná pravidla.

Nyní se pustíme do nastavení jednotlivých oprávnění. V sekci „Kontakty“ povolíme přidávání kontaktů, případně mazání vlastních kontaktů. Viditelnost a možnost úprav kontaktů, u kterých je konkrétní uživatel/obchodník vlastníkem, se bere jako samozřejmé a speciálně se nenastavuje.

U aktivit a úkolů platí to stejné, co u kontaktů, tedy automaticky každý uživatel/obchodník vidí svoje vlastní aktivity i úkoly. V uvedeném příkladu zvolíme kromě přidávání nových aktivit i úkolů obchodníkům také volby „zobrazení všech aktivit vlastních kontaktů“ a „zobrazení všech úkolů nad kontakty, ke kterým má uživatel přístup“. Tak docílíme toho, že uvidí nejen svoje zápisy, ale také zápisy kolegů u svých kontaktů.

Povolit můžeme také speciální volbu „vidět emaily ostatních uživatelů“, která se opět bude vztahovat pouze ke kontaktům uživatele/obchodníka.

Obchodníkům zaškrtneme rovněž volbu „zobrazení všech firem“, aby věděli, které firmy jsou již zadány do systému. Vzhledem k předchozímu nastavení jim však u firem, které jim nepatří, zůstanou skryty kontakty včetně jejich aktivit a úkolů. Uvidí tedy pouze údaje o firmách.

Seznamy je dobré uživatelům/obchodníkům vytvořit dopředu administrátorem účtu a zadat u nich konkrétního obchodníka jako vlastníka seznamu. Následně každý uvidí svoje seznamy a může si do nich přidávat své kontakty. Stejné lze udělat i u seznamů sledujících nabídku produktů/služeb či kopírujících cestu zákazníka. Zde je potřeba přiřadit do seznamů alespoň jeden kontakt každého uživatele/obchodníka, které má seznam vidět.

Je dobré si uvědomit, že seznamy slouží pro přehlednost a rychlou filtraci určitého typu kontaktů v účtu, jejich mimo koncepční přidávání uživateli/obchodníky může způsobit zmatek.

Volbou „zobrazení všech seznamů“ se zároveň povoluje vidět všechny kontakty v daném seznamu. U kontaktů samozřejmě uživatel/obchodník neuvidí aktivity a úkoly, pokud to nemá povoleno. Většinou se tedy při tvorbě omezených uživatelských rolích tato volba nezaškrtává.

„Obchodní případy“ fungují stejně jako aktivity a úkoly. Automaticky uživatel/obchodník vidí obchodní případy, které sám vytvořil nebo je u nich vlastníkem. V naší ukázce dáme volbu „zobrazení všech OP vlastních kontaktů“, aby měl obchodník přehled, zda nyní nebo již dříve neměl někdo jiný u jeho kontaktu vytvořen obchodní případ.

Pokud máte do Anabixu napojen některý podporovaný fakturační systém (např. FAPI, Fakturoid, SuperFaktura) vyberete si, zda má uživatel/obchodník právo vidět u svých kontaktů faktury (položky, cenu, datum vystavení/splatnosti a stav zaplacena/po splatnosti) či zda může faktury dokonce smazat.

Upozornění: smazáním faktury v Anabixu nedojde k jejímu smazání ve fakturačním systému.

Nastavení divizí vás budou zajímat jen v případě, že je máte od nás aktivované (dostupné jsou pouze pro tarif Premium). Volba „správa divizí“ umožňuje vytvoření nové divize či úpravu stávajících. „Vidět data z jiných divizí“ umožní uživateli/obchodníkovi sledovat, co se děje v jiných divizích, než je ta, ke které je přiřazen.

Sekce „Administrace“ sloučí k hlavnímu nastavení účtu a většinou je povolena jen osobě, která je správcem vašeho účtu. Nastavit lze také právo přidávat nové uživatele, vytvářet nové uživatelské role, zřizovat vlastní pole, zapojovat automatizaci (triggery) a napojovat emailové účty.

V poslední sekci „Ostatní“ pod „úprava vlastních nastavení“ se skrývá možnost měnit si přístupové heslo do účtu, jazyk uživatelského prostředí (čeština nebo angličtina) a četnost zasílání upozornění u úkolů po termínu. Povolíte zde také viditelnost reportů a napojení Google kalendáře. Vzhledem k tomu, že každý uživatel/obchodník si musí nastavit napojení na kalendář sám, je potřeba mít toto zaškrtnuté.

Po dokončení nastavení dáte „Uložit“ pro uložení a opuštění této stránky nebo „Potvrdit“ pro uložení zvoleného, ale setrvání na dané stránce.

Podle popsaného postupu vytvoříte uživatelské role i pro jiné případy, kdy potřebujete nastavit omezení viditelnosti některých informací v Anabixu. Pokud si i po přečtení článku nebudete vědět rady, napište. Podíváme se na váš konkrétní záměr společně.