Propojení CRM Anabix a fakturačního systému FAPI

Fakturační systém FAPI je unikátní v možnosti vytváření prodejních formulářů a jejich umístění přímo na web. Umí také zasílat vystavené faktury přímo na emaily zákazníků a pohlídá jejich uhrazení. Dokonce lze ve FAPI nastavit sérii upomínek, které zákazníky upozorňují nebo lze nastavit spárování s bankou. Nemusíte kontrolovat připsání platby na váš bankovní účet nebo urgovat telefonicky klienty hned po uplynutí doby splatnosti.

Jak funguje spojení Anabixu a FAPI?

Pro spojení systémů je třeba provést úvodní nastavení.

Na straně Anabixu se jedná o záložku Nastavení – Služby – Faktury – FAPI kam je třeba zadat FAPI uživatelské jméno a API klíč, který si vytvoříte ve FAPI v záložce Můj účet – API klíče – Nový API klíč.

Dále je do FAPI potřeba vložit druhý API klíč. Postupujte tak, že ve FAPI v záložce Nastavení – Propojení aplikací – aplikace Anabix – Upravit, zadáte API klíč, který najdete v Anabixu v záložce Nastavení – Hlavní nastavení – Nastavení API – API token.

Tímto se vám oba programy propojí a v Anabixu se vytvoří seznam s názvem FAPI. Když do tohoto seznamu přidáte kontakt provázaný na firmu, fakturační údaje firmy se vám okamžitě přenesou do FAPI. Stejně to platí i obráceně. V případě, že vám na webu klient vyplní prodejní formulář, údaje o něm se přenesou do Anabixu.  Na kartě kontaktu i firmy v Anabixu následně vidíte přehled všech zálohových dokladů i vystavených faktur, které máte určené k vašemu zákazníkovi.

Co nového spojení Anabixu a FAPI přináší?

Hlavní novinkou je možnost automatického přiřazování kontaktů do jednotlivých seznamů v Anabixu podle položek, které máte na faktuře. Seznamy v Anabixu slouží mimo jiné i pro rozdělení klientů podle toho, jaké služby či produkt využívají.

K této funkci je potřeba ve FAPI vytvořit prodejní formulář. Není třeba jej ihned vkládat na web, přidávání kontaktů do seznamů v Anabixu díky němu funguje i u ručně vystavených faktur. Pro správnou funkčnost si ve formuláři založte jednotlivé položky, které budete na fakturách používat.

V záložce Akce si zadejte Událost „objednání položky“ a následnou akci „přidat kontakt do Anabixu“ + konkrétní seznam.

Například pokud vystavujete fakturu zákazníkovi za určitý typ služby a chcete, aby se klient rovnou přidal do určitého seznamu, vyberete při vytváření faktury příslušný prodejní formulář. Jakmile fakturu vystavíte, najdete kontakt v zadaném seznamu v Anabixu, případně více seznamech, pokud jste fakturovali více takto nastavených položek.

Zadání či obnovení právního titulu GDPR

Od května 2018 platí nařízení GDPR a u každého klienta je zapotřebí mít zapsáno, z jakého právního důvodu jej evidujete. A to včetně data, odkdy jeho souhlas máte.  I na tuto záležitost je myšleno.
Přidáním kontaktu do seznamu pomocí prodejního formuláře ve FAPI totiž dojde k přiřazení právního titulu Plnění smlouvy a zapsání data vystavení faktury do řádku GDPR – Datum udělení souhlasu na kartě kontaktu v Anabixu. Pokud jste měli již datum dříve vyplněné, tímto se aktualizuje při každém vystavení další faktury.

Další možnosti využití

Prodejních formulářů si můžete samozřejmě připravit více. Třeba podle toho, zda vystavujete faktury novým klientům nebo již stávajícím apod. FAPI vám na základě toho dokáže ukázat přehledný souhrn za vybrané časové období. Stejně tak možností Akcí u prodejních formulářů je více. Kromě přidání kontaktu do seznamu na základě objednání položky, můžete ještě využít návaznost na:

• vystavení celé objednávky
• zaplacení celé objednávky
• stornování celé objednávky
• zaplacení konkrétní položky
• stornování konkrétní položky

Kombinovat lze zadání třeba i s odebráním kontaktu z určitého seznamu v Anabixu, což využijete například při stornování konkrétní položky.

Máte další otázky na funkčnost spojení CRM Anabix a fakturačního sytému FAPI?

Napište nám na: anabix@anabix.cz , rádi vám odpovíme.